Oudergesprekken plannen

Binnenkort houden we op school de Coach – Ouder – Leerling gesprekken. Het is aan de coach om deze gesprekken met ouders in te plannen. In plaats van een strookje meegeven, innemen en plannen of ouders gewoon direct een tijdstip te geven wil ik graag iets hebben dat ik ouders een (beperkte) keuze voor dagen en tijdstippen zodat zij het beschikbare tijdstip dat het beste uit komt kunnen kiezen. Die optie moet dan vervallen voor de andere ouders.

In mijn zoektocht kwam ik , naast allerlei betaalde diensten en opties in programma’s als Magister en Som (wat vaak door administratie dan gebruikt wordt) op een drietal handige tools uit.

 

Doodle.com

De site van Doodle lijkt een beetje op de volgende in de lijst (die wat bekender is denk ik). Doodle heeft een gratis deel en een betaalde pro versie.
In het gratis deel kun je contact lijsten uit Google en office 365 koppelen, net als een aantal agenda’s synchroon houden. Ofwel: je afspraken gemaakt in Doodle komen in je eigen agenda terug. Dat is super handig.

Je kunt handig op een aantal dagen een aantal tijdstippen beschikbaar stellen. Er is een optie om als je één dag hebt ingevoerd ook die tijdstippen naar andere dagen te kopieren. Dat scheelt je werkt.

De afspraak ziet er dan als volgt uit:

Per tijdstip geeft je aan hoeveel gesprekken er gepland mogen worden op dat tijdstip ( de 1 uit 0/1) en je ziet of er al een gesprek gepland staat ( de 1 uit 0 uit 0/1).

Als je ouders via de site uitnodigt of de link mailt, komen ze in dit scherm en kunnen ze een regel toevoegen door het + tekentje (even zoeken in het plaatje) aan te klikken en hun naam en keuze te geven:

De opties die al gekozen zijn, zijn niet meer kiesbaar.

Dat kleine + tekentje vind ik zelf niet zo overzichtelijk. Dat vergt een kleine toelichting in de mail naar ouders.  Als ouders hun naam invullen (zeker langs moeders kant) is het hopelijk overzichtelijk voor jou van wie dit de ouder(s) is/zijn.

 

Datumprikker.nl

De Datumprikker ken ik eigenlijk alleen van het plannen van uitjes, wanneer kunnen de meesten. Tot mijn verrassing kan wat in Doodle kan ook in de datumprikker tegenwoordig:

Een voordeel t.o.v. Doodle is dat je deelnemers kunt aanmaken en opslaan in het adresboek van Datumprikker. Dat houdt overzicht wie gereageerd hebben en wie niet. Plus dat je voor de volgende reeks gesprekken, dat niet nogmaals hoeft in te voeren. Je kunt ouders die nog niet gereageerd hebben een herinnering mailen die alleen die ouders krijgen. Dat hoeft je in Datumprikker niet zelf uit te zoeken.

Een ouder krijgt nu één mogelijkheid om te kiezen:

Na het opslaan  ontvangt de ouder een bevestigingsmail met daarin een .ics bestand zodat de afspraak in de eigen agenda geplaatst kan worden van de ouder. Dat scheelt misschien een ouder die de afspraak vergeet. Ook bij datumprikker geldt dat een gekozen dag/tijd uit de lijst van de volgende ouders gehaald wordt. Ouders zien hier dan niet (in tegenstelling tot Doodle) welke ouder wanneer het gesprek gepland heeft. Dat maakt eventueel onderling ruilen niet mogelijk.

Datumprikker is niet gekoppeld aan jouw agenda, maar je kunt wel de afspraken exporteren naar Excel.

 

Google form met Choice Eliminator

Je kunt natuurlijk ook een Google formulier aanmaken voor ouders. Bij de standaard opties voor een formulier heb je echter niet de mogelijkheid om reeds gekozen tijdstippen uit de selectielijst te halen. Dat is niet heel praktisch, maar gelukkig is er een oplossing door de add-on Choice Eliminator te installeren.  Een formulier maken kost wat extra tijd, als je dat leuk vind is dat helemaal prima natuurlijk.

Omdat mijn tijd nu wat beperkt is heb ik deze add-on niet verder uitgeprobeerd.

Slottr

Na het publiceren van deze blog kwam nog iemand met Slottr. Ook een gratis programma. Wel met advertenties en geheel Engelstalig. Advertentievrij maken kost een bescheiden bedrag.

In tegenstelling tot Doodle en Datumprikker moet je hier alle momenten afzonderlijk aangeven en ook per moment (slot) een naam geven. Iets bewerkelijker dus.

Je ontvangt in stap 3 een link die je kunt delen met de genodigden. Als zij de link volgen zien ze het totaaloverzicht als volgt:

Wanneer een ouder een moment prikt (Slot me in) dan krijgen ze een invulscherm:

Alleen de naam is verplicht, de overige velden zijn vrij invulbaar.

De zowel de organisator als de gast (mits emailadres ingevuld) ontvangen een afspraakverzoek als email, die makkelijk aan de agenda toegevoegd kan worden op dat moment.

 

 

Conclusie

Alle vier zijn prima opties. Mijn voorkeur gaat uit naar Datumprikker. Die is qua beheermodule een stuk volwassener dan Doodle.com. Het gebruiksgemak voor ouders schat ik ook hoger in; ze hoeven zich zelf niet toe te voegen. En wellicht kennen ze Datumprikker al vanuit privé gebruik. Plus dat het ‘gewoon’ Nederlandstalig is.

 

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s