Rapportvergaderingen een lust of een last?

Tijdens de ontzettende gezellige BBQ van The Crowd.nl, was er niet alleen een knappe presentatie van de 14-jarige Tess Hille over haar plannen om deel te nemen aan School at Sea.

Ik raakte ook in gesprek met Carla Upperman en Ankie Cuijpers over de organisatie van de rapportvergaderingen op school. Dat blijkt bij iedere school toch weer anders georganiseerd te zijn:

Zo maar wat tegenstellingen:

  • per klas meer dan een uur bezig  <-> meer dan 100 leerlingen in vijf kwartier
  • je komt wanneer je bij een specifieke leerling wil zijn <-> je zit bij hele jaarlagen ook als je de leerling geen les geeft
  • vooraf is bekend welke leerling besproken wordt met alle relevante info <-> iedere leerling wordt besproken
  • in en uitloop geeft verstoring en onrust <-> in en uitloop is de gewoonste zaak

Met dit in het achterhoofd ben ik onze rapportvergadering ingegaan. Gelukkig had ik maar 1 vergadering van 2 klassen die ik allebei les geef (het feit dat ik dat ‘gelukkig’ vind, zegt al iets over hoe ik onze organisatie vind).

Met 60 minuten ruim binnen de geplande 5 kwartier voor 54 leerlingen, was dat een van onze efficiëntste vergaderingen heb ik begrepen. De overige liepen of uit, of was het een geforceerde eindsprint om de tijd te halen.

In die vergadering van 60 minuten hebben we  op basis van nieuwe informatie slechts voor één leerling echt een gesprek gehad die we niet voor hadden kunnen bereiden. Voor 4 leerlingen hebben we een uitwisseling gehad, die mooi was, maar die eigenlijk geen verandering bracht in het voorstel gedaan door de mentor.

Waar hebben we de  overige 45 minuten dan aan besteed?

  • herhaling van zetten, ofwel zeggen wat al gezegd is, maar dan nog eens in je eigen woorden;
  • tips en adviezen voor de leerling voor volgend jaar;
  • het formuleren van het voorstel voor bevordering, met de achterliggende motivatie;
  • het verzamelen van reacties/opmerkingen over dat voorstel
  • het lezen van mijn mail & twitteren met MelleKramer over Diigo / IFTTT (waarover nog een blog volgt);
  • delen & genieten van succesverhalen over leerlingen waar we trots op zijn.

Vergis je niet: ik vind praten over leerlingen ontzettend, maar dan ook echt ontzettend belangrijk (trouwens ook praten MET leerlingen). Praten met en over leerlingen doe je dagelijks: met collega’s, met mentoren, en indien nodig met teamleiders, ouders en zorgdocenten.

Een rapportvergadering is echter een formeel moment waarin je de bevordering van een leerling met elkaar vast stelt. Voor ongeveer 85% is dat, op basis van het rapport en de bevorderingsnorm, een druk op de knop in Magister. Ik wil nu niet ingaan op de discussie van bevorderen op basis van behaalde cijfers op standaard testen, waar leerlingen op voorbereid zijn en niet naar andere vaardigheden te kijken).

Op onze school blijft er dan nog 15% over waarvan er 5% ook redelijk duidelijk zijn omdat de bevorderingsnorm aan geeft dat een leerling niet over is. Daar kijk je dan nog eens goed of blijven zitten het beste is, of dat een niveautje lager beter zou zijn voor het kind.

En dan is er nog 10% die in ons bespreekgebied zit. Je zweeft tussen bevorderd zijn en blijven zitten of in een dakpanklas tussen bevorderd worden naar het hoogste niveau of laagste niveau. De meeste van die leerlingen zitten daar niet ineens in de laatste maand van het schooljaar. Daar zijn zijn dan al veel gesprekken met leerling en ouders over geweest. In feite zou dat dus ook nauwelijks nieuwe inzichten of verrassingen mogen opleveren.

Waar in bovenstaande redenatie zit dan de ruimte om van ieder uur 45 minuten te vullen met zaken die niet bijdragen aan het doel?

Bij ons zit dat in het niet voorbereid de vergadering in te gaan. De mentoren hebben met de teamleider een commissie vergadering om de rapportvergadering voor te bespreken. De overige docenten van een leerling krijgen pas in de vergadering het voorstel en de argumentatie te horen. Daar komen dan veel vragen uit en/of opmerkingen over het er wel/niet mee eens zijn. Je wilt als mentor docenten niet het gevoel geven dat hun mening er niet toe doet, dus mag iedereen zijn zegje doen.

Wellicht stap ik nu wat op zere tenen bij collega docenten. Vervelend misschien, maar laat het gesprek over een efficiënte vergaderen die recht doet aan de individuele leerling maar beginnen!

In het kader van delen = vermenigvuldigen wil ik je uitnodigen om in de reacties onder deze blog met elkaar te delen hoe op jou school de rapportvergaderingen plaatsvinden. Wat vind je er fijn aan en wat niet?

Advertenties